採用業務の外注（採用代行）とは？任せられる範囲・種類・選び方を解説

執筆：採用の神様 編集部（株式会社ファクト）

運営責任者：濱田 智之

最終更新：2026年10月4日

この記事の結論

• 採用業務の外注とは、求人の作成、応募者への連絡、面接の日程調整などを、社外の専門会社に任せることです。
• 外注には種類があり、費用のかかり方が違います。月額で払うもの、掲載に払うもの、採用が決まったときだけ払うものがあります。
• 最初は「応募者への連絡と面接の日程調整」から任せ、合否の判断は自社に残すのが、失敗しにくい進め方です。

アルバイト・パートの採用は、店長が営業の合間に行っている店舗が多く、応募への返信が遅れて、面接の前に辞退されることが起こります。採用業務の外注は、この負担を減らす方法の1つです。

この記事では、外注で任せられる範囲、種類と費用のかかり方、メリットとデメリット、外注先の選び方を、店長・採用担当者向けに説明します。

採用業務の外注が注目される背景

採用業務の外注が検討される理由は、採用の仕事が増えているのに、担当する人の時間が増えていないことにあります。

採用の仕事は、細かい作業の積み重ね

1人を採用するまでに、次の作業があります。

1. 求人の内容を決め、原稿を書く。
2. 求人サイトに掲載し、内容を更新する。
3. 応募者に連絡し、面接の日程を決める。
4. 面接をして、合否を決める。
5. 採用した人に連絡し、初出勤までの案内をする。

シフト制の職場では、人の入れ替わりが多く、この作業が1年を通して続きます。複数の求人サイトを使っていれば、応募の確認先も増えます。

返信の遅れが、そのまま辞退につながる

応募者は、複数の求人に同時に応募しています。連絡が早い店舗から面接が決まっていくので、返信が翌日以降になると、連絡がつかなくなることが増えます。店長が営業中に対応できない時間帯があることが、外注を考えるきっかけになります。

外注を検討する目安

次のうち2つ以上に当てはまる場合は、外注を検討する価値があります。

• 応募があった当日に、返信できないことが多い。
• 応募から面接の日が決まるまでに、3日以上かかっている。
• 面接の約束をしたのに、来ない人が多い。
• 店長が、採用のために休日や営業後の時間を使っている。
• どの求人サイトから何人採用できたかを、把握できていない。

採用業務の外注で任せられる業務範囲

採用業務は、ほとんどの工程を外注できます。ただし、任せやすい業務と、自社に残すべき業務があります。

自社に残す業務

面接での見きわめと、合否の判断は、自社に残してください。一緒に働く人を選ぶのは、現場を知っている店長にしかできないためです。外注するのは、判断の前後にある「連絡」と「調整」と「集計」だと考えると、整理しやすくなります。

採用業務の外注の種類と費用のかかり方

「採用の外注」と呼ばれるサービスには、いくつかの種類があります。何を任せるかと、費用がいつ発生するかが違います。

費用を比べるときは、金額の大小だけでなく、「採用できなかった場合にも費用がかかるか」を確認してください。月額や掲載の費用は、採用が0人でも発生します。成果報酬型は、採用が決まるまで費用がかからない代わりに、1人あたりの費用は高くなる傾向があります。

採用の神様では、応募の管理を自動化する採用管理システムと、アルバイト・パートの人材紹介（成果報酬型）を提供しています。

採用業務の外注によるメリット

外注のメリットは、6つあります。

コア業務への集中と生産性向上

店長が、接客、売場づくり、スタッフの教育に使える時間が増えます。採用のために営業後や休日に作業している場合は、その時間がそのまま戻ります。

採用のプロフェッショナルの知見活用

外注先は、多くの会社の求人を扱っています。どの求人サイトが、どの地域・職種で応募を集めやすいか、どんな原稿が読まれるかを、自社だけで試すより早く知ることができます。

採用コストの最適化

採用の費用には、求人の掲載費のほかに、社内の人の時間も含まれます。たとえば、店長が月に20時間を採用に使い、1時間あたりの人件費が2,500円なら、月5万円が採用に使われている計算です。この見えにくい費用を含めて比べると、外注のほうが安くなる場合があります。1人を採用するのにかかった費用の出し方は、採用単価の計算方法で説明しています。

採用業務の質の向上

応募者への返信が早くなり、面接の前日に確認の連絡が入るようになります。その結果、面接に来ない人が減ります。面接の日程調整を見直した店舗の例は、面接日程調整の導入事例で紹介しています。

採用活動の継続性確保

繁忙期や、店長が異動・退職したときでも、採用が止まりません。採用のやり方が特定の人に依存しなくなります。

データに基づく採用戦略の実現

求人サイトごとの応募数、面接に来た人数、採用した人数が、数字で分かるようになります。効果の低い求人サイトをやめ、効果の高いところに費用を回す判断ができます。

採用業務の外注におけるデメリットと対策

外注には、注意点もあります。事前に対策を決めておけば、避けられるものがほとんどです。

契約の前に確認すること

外注先を決める前に、次の2点を確認してください。

• 必要な許可を持っているか。人材を紹介する事業には、有料職業紹介事業の許可が必要です。また、募集や選考そのものを社外に任せる場合は、職業安定法の「委託募集」に当たり、許可や届出が必要になることがあります。
• 応募者の個人情報を、どう管理するか。応募者の氏名や連絡先を外注先に渡すことになります。保管の方法、利用する目的、契約が終わったあとの扱いを、契約書で確認してください。

許可が必要かどうかは、任せる内容によって変わります。判断に迷う場合は、外注先に確認するか、都道府県の労働局に相談してください。

成功する採用業務外注の選び方

外注先は、次の順番で選びます。

自社の採用課題を明確にする

課題によって、選ぶ外注の種類が変わります。

「採用してもすぐ辞める」は、外注では解決しません。求人で伝えている内容と、実際の仕事に差がないかを先に確認してください。定着率を上げる方法が参考になります。

サービス提供会社の選定基準

• 自社と同じ業種、同じ雇用形態（アルバイト・パート）の実績があるか。
• 応募があってから、応募者に連絡するまでの時間を約束できるか。
• 土日や夜間の応募にも対応できるか。
• 報告の内容と頻度が決まっているか。

費用対効果の検討方法

見積もりは、「1人を採用するのに、いくらかかるか」に直して比べます。月額の費用は、採用できる見込みの人数で割ります。今かかっている費用（掲載費と、店長の時間）も同じ方法で計算し、並べて比べてください。

柔軟な対応力の確認

契約の期間、途中で解約できるか、任せる範囲を増減できるかを確認します。採用の人数は季節で変わるので、最初から長い期間の契約にしないほうが安全です。

採用業務外注の効果的な進め方

外注は、次の4つの段階で進めます。

段階的な外注化のステップ

1. 応募者への連絡と、面接の日程調整から任せる。
2. 問題がなければ、求人原稿の作成と掲載を任せる。
3. 採用後の連絡、求人サイトごとの集計へと広げる。

店舗が複数ある場合は、1〜2店舗で試してから、全店に広げます。

社内体制の整備方法

外注先との窓口を、1人に決めます。各店舗の「いつまでに、どの時間帯に、何人必要か」を、窓口の担当者が集めて、まとめて伝えます。店長がそれぞれ外注先に連絡する形にすると、情報が食い違います。

効果測定の実施方法

外注を始める前に、今の数字を記録しておきます。始める前の数字がないと、効果があったかを判断できません。

• 応募から最初の連絡までの時間
• 応募のうち、面接に来た人の割合
• 1人を採用するのにかかった費用
• 採用した人が、3か月後も働いている割合

継続的な改善プロセス

月に1回、上の4つの数字を外注先と確認します。数字が良くならない場合は、任せる範囲か、外注先を見直します。求人費を増やさずに応募を増やした例は、求人費を増やさずに応募を増やした導入事例で紹介しています。

よくある質問

アルバイトの採用でも、外注はできますか？

できます。アルバイト・パートは応募から採用までが短く、連絡の早さが結果に直結するため、応募者対応や日程調整の外注と相性がよい領域です。

小さな店舗でも、外注する意味はありますか？

採用の人数が年に数人であれば、月額の費用がかかる外注は割高になりがちです。採用が決まったときだけ費用がかかる成果報酬型や、日程調整を自動化する採用管理システムのほうが合う場合があります。

面接も外注できますか？

一次面接を任せられるサービスもあります。ただし、合否の最終的な判断は、自社で行ってください。

採用代行と人材紹介は、何が違いますか？

採用代行は、自社の採用の作業を代わりに行うサービスです。人材紹介は、候補者を探して紹介するサービスです。前者は「応募はあるが手が回らない」場合、後者は「応募が来ない」場合に向いています。

まとめ：採用業務外注を成功に導くポイント

外注化検討時の重要事項

• 自社の課題が「応募が来ない」のか「対応が追いつかない」のかを、先に分ける。
• 外注の種類ごとに、費用がいつ発生するかを確認する。
• 外注先の許可と、個人情報の管理方法を確認する。

成功のための準備と実施のステップ

• 始める前に、今の数字を記録する。
• 応募者への連絡と日程調整から、小さく始める。
• 合否の判断は、自社に残す。

今後の展望

採用の作業は、外注と自動化で減らせる部分が増えています。店長の時間を、面接での見きわめと、採用した人の受け入れに使えるようにすることが、外注の目的です。まずは、応募から最初の連絡までに、今どれだけ時間がかかっているかを確認してみてください。