この記事の結論
- ATS（採用管理システム）の乗り換えは、「今のシステムへの不満の整理」「データ移行の範囲の確認」「新旧を並行して使う期間の設計」の3つを先に決めれば、応募の取りこぼしなく進められます。
- 移行でつまずきやすいのは、システムの機能よりも、求人媒体との連携の切り替えと、店舗への周知です。切り替え日を決めて、関係者に同じ案内を出すことが重要です。
- 選考の途中にいる応募者への対応だけは、移行期間中も旧システムで最後まで完結させるか、新システムに引き継ぐかを、先に決めておく必要があります。
今使っているATSが自社に合っていないと感じても、「乗り換えの作業が大変そうだ」という理由で、そのままにしている会社は少なくありません。応募者の情報を扱うため、慎重になるのは当然です。
一方で、乗り換えの手順は決まった型があり、順番どおりに進めれば、現場を止めずに切り替えられます。この記事では、アルバイト・パート採用でATSを乗り換えるときの進め方を、検討のきっかけの整理から、データ移行、並行期間の設計、店舗への周知まで、順を追って解説します。
ATSの乗り換えを検討する、よくあるきっかけ
乗り換えの相談で多いのは、システムの故障や不具合ではなく、「使い続けるうちに、自社の採用のやり方と合わなくなった」というものです。たとえば、次のような状態です。
- 使っている求人媒体が増えたのに、連携できる媒体が限られていて、結局は手作業での転記が残っている。
- 新卒・中途向けの設計のシステムを使っていて、アルバイト・パートの大量応募の対応（すぐ返信する、面接日程をすぐ決める）に向いていない。
- 店舗や拠点が増えて、店舗ごとの応募数・採用単価を比べたいのに、その集計ができない。
- 機能は多いが使いこなせておらず、料金に見合っていないと感じる。
- 現場の店長が操作を覚えられず、結局、本部だけが使うシステムになっている。
いずれかに当てはまるなら、乗り換えを検討する価値があります。逆に、不満が「操作に慣れていない」「設定を変えれば解決する」ことなら、まず今のシステムの提供元に相談するほうが早い場合もあります。乗り換えは手段であって、目的は採用活動の改善です。
乗り換え先を決める前に、現状を棚卸しする
乗り換え先の比較を始める前に、今の使い方を書き出しておくと、選ぶ基準がはっきりし、移行の作業量も見積もれます。整理するのは、次の4点です。
1. 使っている求人媒体と、応募の入り口
求人媒体、自社の採用ページ、紹介・リファラルなど、応募が入ってくる経路をすべて書き出します。乗り換え先がその媒体と連携できるかどうかは、選定でいちばん先に確認すべき項目です。
2. 選考の流れと、関わる人
応募から採用決定までの流れ（応募→連絡→面接→合否→入社手続き）と、それぞれを誰がやっているか（本部か、店舗か）を整理します。今の流れをそのまま新システムに載せるのか、この機会に見直すのかも、ここで決めます。
3. 今のシステムに入っているデータ
応募者の情報、選考の履歴、求人原稿、媒体ごとの実績データなど、何が入っているかを一覧にします。次の章の「移せるもの・移せないもの」の確認に使います。
4. 契約の条件
今の契約の期間、解約の申し出の期限、最低利用期間を確認します。解約の申し出から実際の終了まで期間が必要な場合が多いため、ここを先に押さえておかないと、切り替えの日程全体が組めません。
乗り換え先の選び方そのもの（比較のポイント）は、アルバイト・パート採用に強いATSの選び方で詳しく解説しています。ATSの基本から確認したい方は、ATS（採用管理システム）とはをご覧ください。
データ移行の進め方｜移せるもの・移せないもの
乗り換えでいちばん気になるのが、データの移行です。ここは「全部をそのまま移す」のではなく、「新システムで本当に使うものだけを移す」と考えると、作業が現実的な量になります。
| データ | 移行の考え方 |
|---|---|
| 選考中の応募者の情報 | 最優先。移すか、旧システムで選考を完結させるかを先に決める |
| 求人原稿・募集条件 | 移す。新システムの項目に合わせて書き直す前提で準備する |
| 過去の応募者の情報 | 必要な範囲だけ移す。保存期間のルールを決めて、残りは移さない |
| 媒体ごとの実績データ | 多くの場合そのまま移せない。集計結果を表計算などに出力して保管する |
多くのATSには、データをCSVなどの形式で出力する機能があります。まず今のシステムから何をどの形式で出力できるかを確認し、乗り換え先に「この形式のデータを取り込めるか」「取り込みの作業をどちらが行うか」を確認します。取り込みを提供元が支援してくれるかどうかは、乗り換え先を選ぶ基準の一つになります。
応募者の情報は個人情報なので、移行の作業でも扱いに注意が必要です。出力したファイルの保管場所と削除の期限を決める、作業する人を限定する、移行が終わったら旧システム側のデータの扱い（削除の依頼など)を提供元に確認する、という3点は最低限押さえておきましょう。
並行期間の設計｜応募の取りこぼしを防ぐ
乗り換えで実務上いちばん大事なのが、新旧のシステムを並行して使う期間の設計です。切り替えの瞬間に応募が途切れたり、二重に対応したりしないよう、次の順で進めます。
切り替え日を1つ決める
「この日以降の新しい応募は、新システムで受ける」という基準日を決めます。媒体との連携の切り替えは、この日に合わせて行います。媒体側の設定変更に日数がかかる場合があるため、各媒体の手続きの所要日数を先に確認しておきます。
選考中の応募者の扱いを決める
基準日の時点で選考の途中にいる応募者は、「旧システムで最後まで対応する」か「新システムに引き継ぐ」かのどちらかに決めます。おすすめは、人数が少なければ旧システムで完結させる方法です。引き継ぐ場合は、連絡の履歴が新システムに残らないことがあるため、要点をメモとして移しておきます。
並行期間の長さを決める
並行期間は、選考中の応募者が入社または不採用で確定するまでが目安です。アルバイト・パートの選考は期間が短いため、長く引っ張る必要はありません。旧システムの契約終了日から逆算して、余裕を持った日程にします。
社内の準備｜店舗への周知と運用ルール
システムの切り替えそのものより、現場への定着でつまずく会社が多くあります。特に複数の店舗で使う場合は、次の3つを切り替え日までに用意します。
- 切り替えの案内：「いつから」「何が変わるか」「困ったら誰に聞くか」の3点だけを書いた短い案内を、全店舗に同じ内容で出します。
- 操作の手順書：店舗がやる操作（応募の確認、面接日程の設定、合否の入力など）に絞った1〜2枚の手順書を作ります。全機能のマニュアルは、かえって読まれません。
- 運用のルール：応募に何時間以内に返信するか、合否を誰が入力するかなど、旧システムで曖昧だったルールを、この機会に決め直します。
導入時のサポート体制は、乗り換え先によって差があります。初期設定や操作の説明をどこまで支援してもらえるか、導入後の問い合わせ窓口があるかを、契約前に確認しておきましょう。
乗り換えで失敗しやすいポイント
最後に、乗り換えの相談でよく聞く失敗を3つ挙げます。いずれも、事前に決めておけば防げるものです。
- 媒体連携の切り替え漏れ：一部の媒体だけ旧システムに応募が入り続け、気づかずに放置してしまう。基準日に全媒体の連携先を一覧で確認します。
- 旧システムの解約忘れ：並行期間が終わったあとも契約が残り、料金を払い続けてしまう。解約の申し出の期限を、切り替え日と一緒にカレンダーに入れておきます。
- 移行を機能比較だけで決める：機能の数ではなく、「自社の応募の入り口と流れに合うか」で選ばないと、同じ不満を繰り返します。この記事の棚卸しの4点を、比較表の先頭に置いてください。
よくある質問
乗り換えにはどのくらいの期間がかかりますか？
会社の規模や媒体の数によりますが、「現状の棚卸し→乗り換え先の決定→初期設定とデータ移行→並行期間→旧システムの終了」という流れ自体は共通です。旧システムの解約の申し出の期限が全体の日程を決めることが多いため、まず契約条件の確認から始めてください。
応募者への案内は必要ですか？
選考中の応募者に対して、連絡の手段（メールの差出人やマイページのURLなど）が変わる場合は、変わる前に一度案内しておくと、連絡の見落としを防げます。手段が変わらなければ、特別な案内は不要です。
今のシステムと並行して、無料で試すことはできますか？
乗り換え先によっては、契約前に画面や操作を確認できるデモやトライアルを提供しています。並行期間に入る前に、実際の求人原稿を1本登録してみて、店舗の担当者でも操作できるかを確かめておくと、切り替え後の定着が早くなります。
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