新卒採用を成功に導くATS活用法と導入メリットを紹介！

新卒採用で活用が進むATS（採用管理システム）は、業務の効率化だけでなく採用成果の向上にも直結します。本記事では、導入前後に押さえるべき実践的な視点や、運用で失敗しないためのポイントを丁寧に解説します。

新卒採用におけるATSとは？

新卒採用を実施する企業にとって、応募者情報の管理や選考の進捗確認、面接日程の調整といった業務は、時間と手間がかかる作業の一つです。特に多店舗展開している飲食業界では、店舗ごとに採用状況が異なり、本部と各現場の情報連携がうまくいかないことで、採用機会の損失やコミュニケーションの齟齬が起こりやすくなります。こうした課題に対応する手段として注目されているのが、ATS（採用管理システム）の導入です。

ATSとは「Applicant Tracking System」の略称で、直訳すると「応募者追跡システム」を意味します。実際の業務では、採用に関する各種情報を一元化し、応募から内定までのプロセスをデジタル上で可視化・管理できる仕組みを指します。企業側が実施する採用活動を効率化し、人的ミスや業務の属人化を防ぐための役割を担っています。

とくに新卒採用では、応募者数が多くなる傾向があり、エントリー情報の確認、履歴書や面接評価の管理、合否連絡の送信といったプロセスが煩雑になりがちです。ATSを使えば、これらの情報をデータベース上にまとめて保存し、一覧画面からステータスの確認や応募者との連絡が可能になります。これにより、選考全体のスピードと質が向上し、必要な人材を逃さずに対応できる体制を整えることができます。

また、現在の新卒世代はLINEやSNSなどのコミュニケーションツールに慣れており、ATSによってLINE連携や自動通知が可能になると、企業と学生との接点がよりスムーズになります。結果として、企業側の対応スピードが上がり、学生の離脱防止にもつながります。

さらに、多拠点を持つ飲食業界では、ATSを導入することで本部と各店舗がリアルタイムで採用進捗を共有できるようになります。例えば、店舗ごとの面接枠や採用状況が可視化されれば、過剰なエントリーの集中や応募機会の偏りを防ぐことが可能です。現場主導での採用活動を支援しながらも、全体最適を図ることができる点が、ATSの大きな強みといえます。

このように、ATSは単なるデジタルツールではなく、新卒採用における戦略的なインフラと捉えることができます。応募者対応の迅速化、情報の一元管理、選考業務の標準化といった機能を通じて、企業全体の採用体制の質を高める役割を果たします。

ATS導入によって解決できる新卒採用の課題

新卒採用において、現場で感じやすい課題の一つは「採用業務の煩雑さ」です。エントリー情報の整理、書類確認、面接設定、連絡対応、合否通知など、すべての工程を人の手で管理している場合、手間が増えるだけでなくミスも起こりやすくなります。とくに、複数店舗を運営する飲食チェーンでは、拠点ごとに採用進行度や応募者対応の質に差が出やすく、採用活動全体のばらつきが目立つことがあります。

ATSの導入によって、こうした業務上のバラつきや属人性を排除し、業務の標準化と効率化を実現することが可能になります。たとえば、応募者情報や進捗ステータスを一元的に管理できれば、本部から全体の状況を正確に把握できます。これにより、進捗の遅れや対応漏れを早期に発見し、的確なフォローができるようになります。

また、応募者対応のスピードが課題になるケースも多く見受けられます。エントリーを受け取ってから面接日程の調整に時間がかかると、学生側の離脱リスクが高まります。ATSには、自動で日程調整のメールを送信できる機能や、LINEなどのチャネルと連携できる機能を備えたものもあり、これによってコミュニケーションの迅速化と、応募者とのスムーズなやり取りが可能になります。

さらに、書類選考や面接評価が個々の担当者に依存しやすいという問題もあります。担当者によって評価基準が曖昧になり、合否判断に一貫性が欠けると、採用の公平性が損なわれるリスクが生じます。ATSを使えば、評価項目のテンプレートを設定し、複数人で同じ基準に基づいた評価が行えるようになるため、判断の軸が明確になります。これは、公平性の確保だけでなく、採用活動全体の透明性向上にもつながります。

また、現場の採用負担が大きすぎると、通常業務との両立が難しくなり、結果的に採用活動そのものが停滞するケースもあります。ATSを導入することで、入力作業の自動化や日程調整の効率化が進み、現場の負荷軽減が可能になります。とくに多店舗を展開している企業においては、システムの活用が業務分担を明確にし、組織全体の採用力を引き上げる要因となります。

採用結果の振り返りや分析が十分に行われていないという問題も無視できません。過去の採用実績や応募者データを蓄積・可視化できる機能があるATSを使えば、どの時期にエントリーが集中したのか、どのチャネルからの応募が効果的だったかなどを客観的に把握できます。これにより、次年度以降の採用計画をより戦略的に立てることができます。

このように、ATSの導入は採用担当者の業務負担を軽減するだけでなく、組織全体の採用活動における精度とスピードを高め、結果として優秀な人材を確実に確保する体制をつくる基盤になります。

ATS選定時に重視すべき機能とチェックポイント

ATSの導入を検討する際、見た目や料金に目を奪われがちですが、重要なのは「自社の採用プロセスに適した機能を備えているかどうか」です。とくに新卒採用では、応募者数が多く、情報量も膨大になりやすいため、機能の使い勝手や柔軟性が採用活動の成果に直結します。

まず注目すべきは「応募者情報の一元管理機能」です。エントリーシートや履歴書、評価メモ、選考ステータスなどをバラバラに保管していると、確認作業に手間がかかり、進捗の把握にも時間を要します。ATSにこれらの情報をまとめて管理できる機能があれば、誰が見ても現在の状況が明確に把握でき、次のアクションに迷うことがありません。

次に重要なのは「面接や選考プロセスの管理機能」です。たとえば、面接官のスケジュールに応じた自動調整機能や、評価項目を統一できるテンプレートがあると、選考の質とスピードの両方が向上します。また、選考の進行状況をステータス表示で可視化できる機能があれば、面接の遅延や対応漏れを未然に防ぐことも可能です。

飲食業界など多拠点型の企業では、「複数拠点での共有機能」も見逃せません。各店舗が応募状況を把握できる状態にあると、エリアごとの人材確保に偏りが出にくくなります。たとえば、本部と現場の両方で進捗をリアルタイムに確認できる機能があると、採用戦略の一貫性が保たれ、店舗ごとの対応にも柔軟性が生まれます。

コミュニケーションの観点では、「LINEやメールとの連携機能」があるかどうかも重要です。新卒層の応募者はスマートフォンを中心とした生活スタイルが主流のため、連絡手段が限定されていると返信率や反応率が下がる傾向があります。ATSがLINEやメールと自動連携できれば、学生とのやり取りがスムーズになり、選考離脱のリスクを減らすことができます。

「採用ページ作成機能」も見逃せない要素の一つです。企業の採用情報を掲載するページは、応募者との最初の接点となる重要なポイントです。ATSの中には、採用ページを簡単に作成・編集できるものがあり、募集内容や社風を視覚的に伝えるうえで役立ちます。ページ更新の自由度が高いものを選ぶと、急な変更や追加情報にも柔軟に対応できます。

さらに、管理者視点で考えると「データ分析機能」の有無も見逃せません。応募経路ごとの効果や選考通過率などを可視化できると、どのチャネルに注力すべきかが明確になり、次回以降の採用戦略をより正確に設計できます。グラフや数値で簡単に把握できる仕組みが整っていると、レポート作成の時間も削減できます。

このように、ATSの選定には多角的な視点が求められます。シンプルに見えるシステムでも、機能の細部に大きな違いがあり、自社の運用体制や業種特性に合っているかを見極めることが欠かせません。

ATS導入前に検討すべきポイント

新卒採用にATSを導入する際には、機能や操作性だけでなく、導入前の検討段階で明確にしておくべきポイントがあります。とくに多店舗を展開している飲食業界では、現場と本部の運用体制に差があることが多く、導入後に想定外の課題が発生することもあります。そのため、事前の整理と準備が重要になります。

最初に考えるべきは、「自社の採用フローの棚卸し」です。応募から内定までのプロセスを可視化し、どこで時間がかかっているのか、どの業務が属人化しているのかを把握することで、ATSに求める機能が明確になります。例えば、書類のチェックに時間を要している場合は、評価テンプレートの設定ができるかどうかが重要な判断基準になります。

次に重要なのは、「運用体制の見直し」です。ATSを導入することで、採用業務の一部を現場に委譲する場合、店舗ごとに運用ルールが異なると混乱を招く恐れがあります。本部が主導する形で基本的なルールや運用方針を統一し、必要に応じてトレーニングを行うことが求められます。誰が何を担当し、どのタイミングでアクションを起こすのかを明文化しておくと、スムーズな導入につながります。

「システムの連携可否」も見落とされがちな点です。既存の人事システムや給与管理システムとデータを共有する必要がある場合、ATS側が連携機能を持っていなければ、手作業による入力が必要になります。とくに応募者情報や入社情報を複数のシステムで扱う企業では、連携のしやすさが業務効率に大きく影響します。

さらに、「現場のITリテラシーに合った操作性」も無視できません。飲食業界では、パソコン操作に慣れていないスタッフが現場で対応することもあるため、複雑なUIではかえって負担になります。ボタンの配置やナビゲーションのわかりやすさ、スマートフォンからの操作が可能かといった点も、選定時の大切な判断材料です。

また、「将来の運用変更に柔軟に対応できるか」という観点も欠かせません。制度や評価項目を見直す際、柔軟に設定変更ができるATSであれば、長期的に使い続けることが可能になります。逆に、カスタマイズ性が低いシステムを選んでしまうと、運用の幅が制限され、結果として再選定が必要になることもあります。

費用面においては、「初期費用」と「月額費用」のバランスだけでなく、「コストに見合う効果が期待できるか」を検討する必要があります。一見安価に見えるサービスでも、必要な機能が不足していれば別途オプションが必要になる場合もあります。比較検討する際は、料金だけでなく、機能の充実度と運用負荷まで含めて評価することが重要です。

ATSは導入すればすぐに効果が出るものではありません。あらかじめ自社の採用体制を見直し、どのような運用を実現したいかを明確にすることで、導入後の定着と成果につながりやすくなります。準備の段階から現場を巻き込んでいく姿勢が、成功への第一歩といえます。

新卒採用におすすめのATSサービスと選び方のコツ

ATSを導入する際には、数多くのサービスの中から自社に最適なものを選ぶ必要があります。ただし、機能や料金だけを比較しても、本質的に合っていないツールを選んでしまうことがあります。とくに新卒採用は選考プロセスが多岐にわたるため、業界や企業規模、運用体制に合致したサービスを選定することが重要です。

まず、検討の起点となるのが「対応している採用ステップの範囲」です。ATSによっては、エントリー受付や応募情報の管理だけに特化しているものもあります。一方で、面接設定・評価管理・内定通知・入社準備に至るまで幅広くカバーするものも存在します。新卒採用の場合は、エントリー数が多くなりやすく、かつ長期的な接触が必要になるため、選考フロー全体を一元的に扱えるサービスを選ぶ方が運用しやすくなります。

次に確認しておきたいのが「サポート体制と導入後のフォローアップ」です。新しいシステムを現場に定着させるには、導入時のトレーニングや活用方法のレクチャーが欠かせません。国内向けのATSの中には、専任担当が導入支援を行い、定期的に運用の見直しを提案してくれるサービスもあります。とくにITに不慣れなスタッフが多い飲食業界においては、こうした伴走型のサポートが導入効果を大きく左右します。

また、連携機能の充実度も選定基準の一つです。求人媒体との連携や、LINEなどのチャットツールと連動できるかどうかは、応募者との接点をどれだけスムーズに保てるかに直結します。応募時点から内定通知まで一貫して連絡が取れる環境を整えることで、エントリー後の離脱を最小限に抑えることが可能です。

国内で知名度の高いサービスには、「ジョブカン採用管理」「i-web」「HRMOS採用」「JobSuite FRESHERS」などがあります。これらはいずれも、企業規模や採用スタイルに応じたプランを提供しており、新卒採用の運用に適した機能を備えています。たとえば、学生との接点を多く持ちたい企業には、LINE連携機能を持つサービスが、選考結果の一元管理を重視したい企業には評価データの蓄積が可能なサービスが有効です。

ただし、こうした情報を表面的に比較するだけでは、最適な選定は難しいのが現実です。料金体系や機能一覧だけでなく、自社の課題に対してどうアプローチできるかという観点で評価する必要があります。そのためには、サービスごとの特性を理解したうえで、実際の運用に即した導入シミュレーションを行うことが求められます。

ATSは採用活動のインフラとなる存在であり、一度導入すれば長期的に使うことになります。その分、慎重に選定することが企業の採用力の強化につながります。

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「どのATSを選べばいいのか分からない」「導入しても使いこなせるか不安」といった声は多く寄せられています。ファクトでは、多店舗展開企業の人事課題に向き合ってきた経験をもとに、採用戦略の構築からATSの選定・運用定着までを支援しています。ツール選びに迷っている方は、ぜひ一度ファクトへご相談ください。