【今さら聞けない】採用に役立つATSとは？導入するメリットデメリットを徹底解説します

 

「人手不足」が深刻な課題となる中、いかに効率的に採用活動を進めるかが企業の成長を左右します。採用管理システム（ATS）は、応募者情報の一元管理から選考プロセスの効率化まで、さまざまな課題を解決してくれる強力なツール。でも、「本当に導入する価値があるの？」「どんなメリットがあるの？」という疑問をお持ちの方も多いはず。この記事では、ATSの基本的な機能から、実際の導入効果、注意点まで、採用業務の改善に役立つポイントをわかりやすく解説します。人材採用のお悩みを抱える皆さまに、ぜひチェックしていただきたい情報をお届けします。

 

ATSの基本と必要性について

「採用管理が大変…」「応募者の情報を上手く管理できない…」そんなお悩みをお持ちの採用担当者の方も多いのではないでしょうか？ 特に人材の流動性が高い昨今では、採用業務の負担はますます増加傾向にあります。

ATSとは何か

ATSは、Applicant Tracking System（応募者追跡システム）の略称で、採用業務全般を効率的に管理するためのシステムです。求人掲載から内定まで、採用活動の全プロセスをデジタル化することで、人事担当者の業務負担を大幅に軽減してくれます。

従来の採用管理との違い

従来の採用管理といえば、エクセルやスプレッドシートを使って応募者の情報を管理したり、メールで面接日程を調整したり…。これらの作業は時間がかかるだけでなく、人為的なミスが発生するリスクも高くなってしまいます。

その点、ATSを導入すれば、応募者情報の入力から選考状況の管理、面接日程の調整まで、ほとんどの作業を自動化することができます。例えば、応募者の情報は自動的にデータベースに登録され、選考状況も一目で確認できるようになります。

また、複数の求人媒体からの応募情報を一元管理できるのも、ATSの大きな特徴です。それぞれの求人媒体にログインして情報を確認する必要がなくなり、どの媒体からどれくらいの応募があったのかも簡単に把握できます。

なぜ今ATSが注目されているのか

さらに、ATSは単なる管理ツールではありません。応募者とのコミュニケーションを円滑にする機能や、採用データの分析機能なども備えており、より戦略的な採用活動を実現するためのプラットフォームとして機能します。

特に注目したいのは、応募者に対する自動返信メールの設定や、選考ステータスに応じた連絡テンプレートの活用など、コミュニケーションの効率化をサポートする機能です。これにより、応募者に対して迅速な対応が可能になり、企業のイメージアップにもつながります。

このように、ATSは人材採用のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する重要なツールとして、今後ますます注目を集めていくことが予想されます。採用業務の効率化だけでなく、応募者体験の向上や採用戦略の最適化など、さまざまな面でメリットを発揮してくれる心強いパートナーなんです。

でも、「具体的にどんな場面で活用できるの？」「本当に導入する価値はあるの？」といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるかもしれませんね。そこで次のセクションでは、実際の活用シーンについて詳しくご紹介していきます。

 

業態別に見るATSの活用シーン

飲食業界での採用活動は、他の業界と比べてユニークな特徴や課題があります。特に多店舗展開している企業では、それぞれの店舗の状況に応じた採用が必要になってきますよね。ここでは、具体的な活用シーンについてご紹介します。

複数店舗での一括採用管理

店舗ごとに異なる採用ニーズがあっても、ATSなら一元管理が可能です。例えば、都心の繁華街店舗と郊外店舗では、必要な人材の特性や勤務時間帯が異なることも。ATSを使えば、店舗ごとの求人情報や応募状況を簡単に把握できます。

また、複数店舗で同時に採用活動を行う場合でも、応募者情報を一括管理できるため、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。さらに、応募者の居住地と希望勤務地のマッチングも効率的に行えるようになります。

シフト制を考慮した採用フロー

飲食業界特有の課題として、シフト制への対応があります。朝・昼・夜の時間帯によって必要な人員数が変動するため、それぞれの時間帯に対応できる人材を適切に配置する必要があります。

ATSを活用すれば、応募者の希望勤務時間帯と各店舗のニーズを効率的にマッチングすることができます。また、面接日程の調整も、候補者の希望時間帯に合わせて自動的に設定できるため、採用プロセスがスムーズに進みます。

季節変動に対応した採用戦略

飲食業界では、季節やイベントによって来客数が大きく変動します。そのため、繁忙期に向けた採用計画を立てる必要がありますよね。ATSを使えば、過去の採用データを分析して、時期に応じた最適な採用戦略を立てることができます。

例えば、夏季の集客増加に備えてアルバイトスタッフを増員する場合、応募から採用までの期間を考慮して、適切なタイミングで求人を開始することができます。また、応募者の傾向分析も可能なため、より効果的な採用計画を立てられます。

このように、ATSは飲食業界特有の採用課題を解決するための強力なツールとなります。店舗運営の効率化とスタッフの適切な配置を実現することで、サービス品質の向上にもつながります。

実際の採用戦略については、以下の記事でも解説したのでぜひ参考にしてください

 

ATSの主要機能と業務改善効果

 

ATSには、採用業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。それぞれの機能がどのように業務改善に貢献するのか、具体的に見ていきましょう。

応募者情報の一元管理機能

応募者の基本情報から選考状況まで、すべての情報を一つのプラットフォームで管理できます。複数の求人媒体からの応募も自動的に取り込まれるため、データの入力作業が大幅に削減できます。

特に便利なのは、応募者の検索機能です。「職種」「経験年数」「希望勤務地」など、さまざまな条件で応募者を検索できるため、必要な人材をスムーズに見つけることができます。また、応募者の情報は履歴として保存されるので、過去の応募者に再アプローチすることも可能です。

選考プロセスの自動化機能

面接日程の調整や選考結果の通知など、定型的な業務を自動化できます。例えば、応募者が希望する面接日時をカレンダーから選択できるようにすることで、メールでのやり取りが不要になります。

また、選考ステータスに応じて、自動的にメールを送信する機能も便利です。書類選考の結果通知や面接の案内など、定型文を使った連絡を自動化することで、業務効率が大幅に向上します。

コミュニケーション管理機能

応募者とのやり取りをチャット形式で記録・管理できます。メールの履歴や面接でのやり取りなど、すべてのコミュニケーション履歴を一元管理できるため、選考の経緯を簡単に確認できます。

また、社内での情報共有もスムーズになります。採用担当者同士で応募者の評価をリアルタイムに共有したり、面接官へのリマインド通知を自動送信したりすることができます。

データ分析・レポート機能

採用活動に関するさまざまなデータを可視化し、分析することができます。求人媒体ごとの応募者数や、選考段階ごとの進捗状況など、採用活動の全体像を把握するのに役立ちます。

このデータを活用することで、採用戦略の改善にも活かせます。例えば、応募が多い求人媒体や、内定承諾率が高い選考プロセスなどを分析して、より効果的な採用活動を実現できます。

 

ATS導入で得られる具体的なメリット

ATSを導入することで、採用活動にどのようなメリットがあるのか、具体的に見ていきましょう。特に多店舗展開している企業では、以下のようなメリットを実感しやすいんです。

採用業務の効率化

まず大きなメリットとして、採用業務の大幅な効率化が挙げられます。従来は手作業で行っていた応募者情報の入力や、選考状況の管理がすべて自動化されます。特に複数店舗での採用を行う場合、この効率化の効果は絶大です。

また、面接日程の調整も効率的に行えます。応募者が希望する日時をシステム上で選択できるため、メールでのやり取りが不要になります。面接官のスケジュール管理も一元化できるので、スケジュール調整の手間も大幅に削減できます。

応募者体験の向上

次に注目したいのが、応募者体験の向上です。ATSを導入することで、応募者とのコミュニケーションがスムーズになり、企業のイメージアップにもつながります。

例えば、応募後の自動返信メールや、選考状況の自動通知により、応募者は常に最新の情報を得ることができます。また、スマートフォンからも簡単に面接日程の調整ができるなど、応募者の利便性も高まります。

採用コストの削減

採用コストの削減も、重要なメリットの一つです。応募者情報の管理や選考プロセスが効率化されることで、採用担当者の工数が削減されます。また、求人媒体ごとの効果測定が可能になるため、効果的な媒体選定ができるようになります。

さらに、過去の応募者データを活用することで、リピート応募や紹介応募なども期待できます。これにより、新規の求人掲載コストを抑えることも可能になります。

コンプライアンス対応の強化

採用活動におけるコンプライアンス対応も、ATSの重要なメリットです。応募者の個人情報管理や、選考過程の記録が適切に行えるため、法令遵守の観点からも安心です。

また、選考基準の統一化も図れます。複数の面接官による評価を一元管理できるため、公平な選考が実現できます。選考結果の根拠も明確に記録されるため、万が一の問い合わせにも適切に対応できます。

このように、ATSの導入は採用活動を多面的に改善してくれる強力なツールとなります。でも、導入にあたっては注意点もありますよね。次のセクションでは、ATSを導入する際の注意点やデメリットについて詳しく解説していきます。

 

ATS導入時の注意点とデメリット

ATSには多くのメリットがありますが、導入にあたってはいくつかの注意点やデメリットも存在します。これらをしっかりと理解し、適切に対処することで、より効果的な活用が可能になります。

初期費用と運用コスト

ATSの導入には、初期費用と月額の利用料が発生します。システムの規模や機能によって費用は異なりますが、予算計画をしっかり立てる必要があります。

また、カスタマイズや追加機能の導入にも別途費用が必要になることがあります。特に多店舗展開している企業では、店舗数に応じて利用料が変動する場合もあるので、事前の確認が重要です。

社内教育の必要性

新しいシステムの導入には、必ず使い方の習得期間が必要です。特に採用担当者だけでなく、面接官や各店舗の管理者など、システムを利用する全員への教育が必要になります。

また、システムの使用方法だけでなく、新しい採用フローへの適応も求められます。従来の方法に慣れている社員からの抵抗があることも予想されるため、丁寧な説明と段階的な導入が重要になってきます。

システム移行時の課題

既存の採用管理システムからATSへの移行には、データの移行作業が発生します。過去の応募者データや選考履歴など、重要な情報を正確に移行する必要があります。

また、既存の業務フローとの調整も必要です。人事システムや勤怠管理システムなど、他のシステムとの連携をどうするか、事前に検討しておく必要があります。

データセキュリティ

応募者の個人情報を扱うため、セキュリティ面での配慮は特に重要です。クラウド型のATSを選ぶ場合、データの保管場所やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策をしっかりと確認する必要があります。

また、システムへのアクセス権限の管理も重要です。特に多店舗展開している企業では、店舗ごとのアクセス権限を適切に設定し、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。

このように、ATS導入には様々な注意点やデメリットがありますが、これらは適切な準備と運用によって解決できる課題です。重要なのは、自社の状況に合わせて、これらの課題にどう対応していくかを事前に検討することです。

では次のセクションでは、これらの注意点を踏まえた上で、自社に最適なATSをどのように選べばよいのか、具体的な選定ポイントについて解説していきますね！

 

自社に最適なATSの選び方

ATSを導入する際は、自社の特徴や課題に合わせて最適なシステムを選ぶことが重要です。特に多店舗展開している企業では、以下のポイントに注目して選定を進めていきましょう。

企業規模との適合性

まず考慮すべきは、自社の規模に合ったシステムを選ぶことです。店舗数や採用予定人数に応じて、必要な機能や処理能力は大きく変わってきます。

例えば、多店舗展開している企業では、店舗ごとの採用管理機能や、地域別の応募者データ分析機能が必要になります。また、繁忙期の大量採用にも対応できる処理能力も重要なポイントです。

必要機能の見極め方

次に、どの機能が自社にとって本当に必要なのかを見極めることが大切です。基本的な機能に加えて、以下のような点をチェックしましょう。

・求人媒体との連携機能：利用している求人媒体との連携が可能か ・スケジュール管理機能：複数店舗での面接調整に対応できるか ・コミュニケーション機能：応募者との連絡手段が充実しているか ・分析レポート機能：必要なデータを抽出・分析できるか

費用対効果の検討

導入費用と期待できる効果を比較検討することも重要です。初期費用や月額利用料だけでなく、以下のような点も考慮に入れましょう。

・追加機能の費用：カスタマイズや機能追加の費用 ・教育研修費用：社員教育にかかる費用 ・保守運用費用：システムの維持管理にかかる費用

サポート体制の確認

最後に、サポート体制の充実度をチェックすることも忘れずにおこないましょう。特に以下の点に注目して確認しましょう。

・導入時のサポート：初期設定やデータ移行のサポート ・運用開始後のサポート：問い合わせ対応や障害時の対応 ・マニュアルや教育支援：利用マニュアルや教育用資料の提供

これらのポイントを総合的に判断して、自社に最適なATSを選びましょう。ただし、完璧なシステムはないので、優先順位をつけて判断することが大切です。

次のセクションでは、これまでの内容を踏まえて、効果的なATS活用のポイントをまとめていきます。導入後、どのように活用していけば良いのか、具体的なアドバイスをご紹介しますね！

 

まとめ：効果的なATS活用のポイント

ここまで、ATSの基本から選び方まで詳しく解説してきました。最後に、ATSを効果的に活用するためのポイントをまとめていきましょう。

導入前の準備事項

ATSを導入する前に、まずは自社の採用プロセスを見直すことが大切です。現状の課題や改善点を洗い出し、新しいシステムでどのように解決していくかを具体的に検討しましょう。

また、システムを使用する社員への説明も重要です。特に、店舗管理者や面接官など、実際に採用に関わるメンバーへの丁寧な説明が必要です。システム導入の目的や期待される効果を共有することで、スムーズな運用開始が可能になります。

運用開始後の評価指標

ATSの効果を正しく把握するために、具体的な評価指標を設定しましょう。例えば、応募から内定までの期間、採用担当者の工数、応募者からの評価など、多角的な視点で効果を測定することが重要です。

また、定期的に運用状況を確認し、必要に応じてプロセスの見直しや改善を行うことも大切です。特に多店舗展開している企業では、店舗ごとの状況に合わせた柔軟な対応が求められます。

継続的な改善のために

ATSは導入して終わりではありません。採用市場の変化や自社のニーズの変化に合わせて、継続的な改善を行っていく必要があります。

特に以下の点に注目して、定期的な見直しを行いましょう。 ・採用プロセスの効率性 ・応募者の満足度 ・システムの使用状況 ・データの活用状況

また、採用担当者や現場の声を定期的に収集し、システムの改善に活かすことも重要です。実際に使用している人からのフィードバックは、より良い運用のために貴重な情報となります。

このように、ATSは採用活動を効率化し、質を向上させるための強力なツールです。ただし、システムに任せきりにするのではなく、人の判断とシステムの機能をうまく組み合わせることで、最大限の効果を発揮することができます。

採用のデジタル化が進む中、ATSの重要性は今後さらに高まっていくことでしょう。この記事で解説したポイントを参考に、自社に最適なATSを選び、効果的に活用していただければ幸いです！