多店舗展開企業のアルバイト採用｜店舗・地域ごとの採用管理を効率化する方法

店舗が増えるほど採用管理が難しくなる理由

店舗数が少ないうちは、店長が自分の店の採用を把握できていれば大きな問題は起きません。ところが店舗が増えると、応募者情報や採用状況が店舗ごとに分散し、本部が全体を見渡せなくなります。

店舗ごとに使う媒体や連絡の仕方が違うと、どの店舗がどの媒体で成果を出しているのかも比較できません。結果として、採用がうまくいっている店舗の工夫が他店に伝わらず、逆に苦戦している店舗も気づかれないまま放置されがちです。全体像が見えないことが、多店舗採用の最初のつまずきになります。

さらに、店舗数が増えると採用にかかる費用の総額も大きくなります。全体でいくら使い、何人採用できているのかを本部が把握できていないと、無駄な出稿が続いていても気づけません。店舗ごとの管理が属人的なままでは、担当者の異動や退職のたびにノウハウが失われ、採用の質が安定しないという問題も起きやすくなります。

地域によって採用環境は異なる

採用のしやすさは、地域によって差があります。厚生労働省の調査でも、有効求人倍率は地域や職種によって大きく異なることが示されています。都市部と地方、また職種によって、応募の集まりやすさや時給の相場は変わってきます。

そのため、すべての店舗に同じやり方を当てはめても、うまくいく店舗とそうでない店舗が出てきます。エリアごとの状況に合わせて、使う媒体や募集条件を調整することが必要です。なお、時給や労働条件を記載する際は、「時給〇〇円程度」のように幅を持たせ、地域の最低賃金を下回らない正確な表現を心がけましょう。

たとえば、求人が集まりにくいエリアでは、募集条件の見直しや、応募者への素早い対応がより重要になります。一方、比較的応募が集まりやすいエリアでは、応募の質を見極めながら、定着しやすい人を見つける工夫に力を入れられます。同じ会社でも、エリアの採用環境に応じて打つべき手は変わります。だからこそ、店舗任せにせず、エリアごとの状況を本部が把握できる仕組みが役立ちます。

本部と店舗の役割をどう分けるか

多店舗採用をうまく回すには、本部と店舗で役割を分け、それぞれが動きやすい形をつくることが大切です。

本部が担うこと

採用予算の配分、媒体の選定、そして全店舗のデータをもとにした分析は、本部がまとめて担うと効率的です。店舗別の採用単価や応募状況を横断的に見ることで、成果の出ている店舗のやり方を他店に広げる判断もしやすくなります。

また、求人票の基本的な型や、応募者への対応の基準を本部で用意しておくと、店舗ごとの品質のばらつきを抑えられます。法令に沿った表現のチェックも、本部がまとめて担うほうが安心です。年齢や性別で応募を限定するような表現や、実態と異なる待遇の記載は避ける必要があり、こうしたルールを本部が整えておくことで、各店舗が安心して募集を出せる環境をつくれます。

店舗が担うこと

応募者への面接や現場での対応は、店舗が主体になって進めるのが自然です。現場の空気感やシフトの事情は店舗がいちばんよく分かっているため、本部が細かく管理しすぎるとかえって動きが鈍くなります。

この役割分担を機能させる鍵が、情報の一元化です。店舗がそれぞれ対応しつつ、その状況を本部がリアルタイムで把握できる状態をつくることで、両者の強みを活かせます。

店舗・エリアを一元管理すると何が変わるか

応募から採用までの情報を店舗・エリアごとに一元管理できると、次のような変化が生まれます。バラバラだった情報が一つにまとまることで、本部と店舗の双方にとって採用の見通しが立てやすくなります。

• 店舗別・エリア別の採用単価を比較でき、予算配分を最適化しやすくなる
• 各店舗の応募状況が本部から見えるため、連絡もれや対応の遅れを防ぎやすい
• 成果を出している店舗の媒体選びや原稿を、他店に横展開しやすくなる
• 苦戦している店舗を早めに把握し、本部からサポートに入れる

一元管理のもう一つの利点は、担当者が変わっても採用の質を保ちやすくなることです。対応状況や過去のやり取りが記録として残るため、店長の異動やスタッフの入れ替わりがあっても、これまでの経緯を引き継ぎやすくなります。属人的な管理では失われがちだったノウハウが、会社の資産として蓄積されていきます。

店舗別に採用データを見ると何が分かるか

店舗ごとの採用データを並べて見ると、これまで気づかなかった差が浮かび上がります。たとえば、次のような比較ができるようになります。

• A店は応募が多いのに採用に至らない。原因は連絡の遅れかもしれず、対応スピードの改善が有効
• B店は応募は少ないが採用率が高い。使っている媒体や原稿が効いている可能性があり、他店にも展開できる
• C店は採用単価が他店より高い。効果の薄い媒体に予算を使っている可能性があり、配分の見直しが必要

このように、同じ会社の店舗でも、応募数・採用率・採用単価は店舗ごとに大きく異なります。感覚では「あの店は採用がうまい」で終わっていたものを、数値で捉えられるようになると、うまくいっている理由と苦戦している理由を具体的に特定できます。そこから、成果の出ている店舗のやり方を横展開する、という改善のサイクルが回り始めます。

多店舗採用でありがちな失敗

多店舗ならではの失敗パターンも知っておくと、対策を立てやすくなります。

• 本部が一括で管理しすぎて、店舗ごとの実情と募集内容がずれてしまう
• 逆に店舗任せにしすぎて、本部が全体の採用状況を把握できない
• 店舗ごとにバラバラのツールや管理表を使い、情報が分断されている
• 好調店舗のノウハウが共有されず、店舗ごとの成果に差が開いたままになる

一元管理を進めるステップ

いきなり全社で仕組みを変えるのは大変です。次のステップで少しずつ進めると無理がありません。まずは一部の店舗から試し、効果を確かめたうえで横展開する形にすると、現場の負担を抑えながら定着させられます。

• STEP1：現状、店舗ごとにどの媒体・どの方法で採用しているかを洗い出す
• STEP2：応募者情報と採用状況を集約する共通の仕組みを決める
• STEP3：本部が見る指標（店舗別採用単価・応募数など）を統一する
• STEP4：データをもとに、成果の出ている方法を他店へ広げる

こうした一元管理を、複数店舗・複数媒体をまたいで手作業で行うのは現実的ではありません。採用の神様では、複数媒体からの応募者情報を自動で取り込み、店舗ごと・エリアごと・職種ごとに採用単価や応募数、採用率をデータで比較分析できる仕組みを備えています。本部は全店舗の状況を一つの画面で把握でき、店舗はSMS・LINEでの追いかけ連絡や応募者自身による面接日程の調整といった機能で、現場対応をスムーズに進められます。

さらに、採用後の定着まで見据えたい場合には、完全成果報酬型の人材紹介サービスも利用できます。入社後30日間の稼働が確認できた場合にのみ費用が発生する仕組みで、早期離職は費用の対象外となる30日間の退職保障を設けています。店舗数が多いほど効いてくる、採用の効率化と定着支援を両面から支えます。

よくある質問

店舗ごとに採用担当者が違っても使えますか

店舗ごとに担当者が分かれていても、それぞれが自店の応募者に対応しながら、本部が全体を見渡せる形で運用できます。誰がどこまで対応したかが共有されるため、担当者が異動や交代しても引き継ぎがしやすくなります。

店舗数が少なくても導入する意味はありますか

店舗数が少ない段階から仕組みを整えておくと、店舗が増えたときに採用管理が混乱しにくくなります。今のうちに店舗別のデータを見る習慣をつけておくことは、将来の拡大を見据えた投資にもなります。

地域ごとに時給が違う場合、求人管理はどうすればよいですか

エリアごとに条件が異なる場合でも、店舗・エリア単位で募集内容と応募状況を管理できると、それぞれの相場に合わせた調整がしやすくなります。地域の最低賃金を下回らないことを前提に、幅を持たせた正確な条件表示を心がけましょう。

店舗ごとに採用のばらつきが大きいのですが、どこから手をつければよいですか

まずは全店舗の応募数・採用率・採用単価を同じ基準で見える化することから始めるのがおすすめです。数値がそろうと、成果の出ている店舗と苦戦している店舗の違いが具体的に見えてきます。うまくいっている店舗の媒体選びや原稿、対応の速さを他店に広げるところから着手すると、無理なく全体の底上げを進められます。

採用の課題は「採用の神様」で解決を

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参考文献・引用元

• 厚生労働省「一般職業紹介状況（職業安定業務統計）」 https://www.mhlw.go.jp/
• 総務省統計局「労働力調査」 https://www.stat.go.jp/
• 中小企業庁「中小企業白書」 https://www.chusho.meti.go.jp/

この記事は株式会社ファクトの監修のもと、採用の神様公式サイトの情報をもとに制作しています。