新卒採用を成功させるATSの選び方とは？おすすめシステムと導入手順を解説

新卒採用における母集団形成や選考の効率化に悩む企業が増える中、ATS（採用管理システム）の導入が注目されています。とはいえ、数多くのサービスがある中で「自社に合うものがどれかわからない」という声も少なくありません。本記事では、新卒採用に特化したATSの選び方から導入ステップ、活用のポイントまでを具体的に解説します。

新卒採用における課題とは

企業の採用活動において新卒採用は重要な役割を担っています。しかし実際には、選考プロセスの複雑化や応募者情報の管理負担など、さまざまな課題が現場に影響を与えています。特に複数の店舗や部署を持つ企業では、情報共有やオペレーションの一貫性が確保しにくく、効率的な対応が難しくなる傾向があります。

選考工数の増加と情報分散

新卒採用ではエントリー数が多くなることが一般的です。その結果、応募者情報の管理に手間がかかり、選考フローの進行にも支障が出やすくなります。エントリーシートの確認や面接日程の調整、合否連絡のやりとりなど、すべてをスプレッドシートやメールだけで対応している場合、人的ミスや対応の抜け漏れが発生するリスクが高まります。

また、選考の各工程で得られた情報を関係者間でタイムリーに共有できないケースも少なくありません。たとえば、店舗ごとに面接担当者が異なる場合、それぞれが個別に情報を管理していると、進捗の全体像が把握しづらくなります。こうした状況では、学生の志望度が高いうちに適切なアクションを取ることが難しくなり、機会損失につながる可能性があります。

内定辞退の増加と歩留まりの悪化

新卒採用において、内定後の辞退率は採用成果に大きく影響します。志望度の高い学生に対して迅速な対応ができなかったり、連絡が途切れてしまったりすると、他社へ流れてしまうケースが出てきます。初期接点から選考終了後まで一貫したコミュニケーションが取れていないと、候補者のエンゲージメントを維持しにくくなります。

さらに、説明会や選考中の対応が担当者によってばらついている場合、企業イメージの不一致や不信感につながることもあります。特に複数拠点での対応が必要な場合は、連絡手段・情報管理方法・トーン＆マナーを統一しておく必要があります。こうした観点を無視すると、せっかく内定を出しても辞退につながりやすくなり、歩留まりの悪化を招くことになります。

ATSとは何か？基本機能と特徴

新卒採用を円滑に進めるためには、情報の整理と選考プロセスの最適化が欠かせません。そこで注目されているのが、ATS（採用管理システム）です。ATSは、応募者の情報を一元的に管理し、選考業務を効率化するためのシステムとして多くの企業で導入が進んでいます。

応募から内定までを一元管理する仕組み

ATSの基本的な役割は、採用活動における煩雑な業務を統合し、スムーズに進行させることです。応募受付から面接日程の調整、進捗状況の確認、評価の記録、内定通知までの一連の流れを一つのシステム上で完結させることが可能です。これにより、従来は複数のツールに分散していた作業が集約され、担当者間の情報共有も迅速になります。

また、複数拠点や部署間での連携にも強みがあります。例えば、各店舗で実施された面接結果を本部がリアルタイムで確認できるようになれば、判断の一貫性やスピードが向上し、全体の採用効率が高まります。紙ベースや表計算ソフトだけでは実現しづらい可視化と一体感を生むことが、ATS導入の大きな意義といえます。

新卒採用に特化した機能とは

新卒採用に対応したATSでは、卒業年度ごとの応募者管理や、学校・学部などの属性に応じたセグメント機能が搭載されていることが一般的です。これにより、ターゲットに応じた情報整理がしやすく、効率的なアプローチが可能になります。

また、LINEなどのコミュニケーションツールと連携できる機能も新卒向けでは重視されがちです。若年層との接点を保ちやすくすることで、エンゲージメントの維持や歩留まり改善にも貢献します。加えて、会社説明会やイベントの日程調整、リマインド通知といった機能も備えていることが多く、複数工程を横断的に支える設計になっています。

このように、ATSは単なる管理ツールではなく、採用体験そのものの質を高めるための基盤とも言える存在です。新卒採用の現場で求められるスピード感と対応力を支えるシステムとして、有効な選択肢となり得ます。

新卒採用向けATSを導入すべき理由

採用活動における環境変化や学生とのコミュニケーションスタイルの多様化により、従来の方法では対応しきれない課題が増えています。とくに新卒採用においては、限られた期間で多くの候補者と接触し、適切な人材を選定する必要があります。こうした状況に対応するためには、業務の効率化と属人性の排除が不可欠です。ATSはこの課題に対する有効なソリューションとして機能します。

人的ミスの削減と属人化の解消

人の手による情報管理は、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすくなります。たとえば、応募者への連絡忘れや面接日程の二重登録など、些細なミスが選考体験に影響を与えるケースも少なくありません。ATSを活用することで、こうした人為的なミスを予防できる仕組みが整います。

また、特定の担当者に依存する体制からの脱却も期待できます。属人化した運用では、担当者の異動や退職などにより業務が滞るリスクがありますが、ATSを導入すれば選考フローがシステム上に記録され、他のメンバーでも対応が可能になります。これにより、チーム全体で安定した採用運用を実現しやすくなります。

さらに、誰が・いつ・どのような対応を行ったかを可視化できる点も重要です。情報の透明性が高まることで、社内での共有や振り返りがしやすくなり、採用プロセスの質向上につながります。

スピード採用と候補者体験の両立

採用市場では、迅速な対応が内定受諾率に大きく影響します。学生は複数の企業と接点を持ち、比較を進める中で判断していくため、初動が遅れると他社に流れる可能性が高まります。ATSを活用すれば、応募者のデータを自動的に蓄積し、リアルタイムで状況を把握できるため、初期対応のスピードが大幅に向上します。

加えて、情報の整理が行き届いていれば、学生一人ひとりに対して適切なコミュニケーションが取りやすくなります。説明会の案内や選考の進捗連絡をタイムリーに行うことで、企業への信頼度も高まりやすくなります。

企業側にとっても、候補者との接点を通じて得られた反応を迅速に社内にフィードバックできるようになるため、意思決定のスピードアップにも寄与します。このように、スピードと正確性を両立する体制を整える上で、ATSは極めて有効な役割を果たします。

自社に合ったATSを選ぶための3つの視点

ATSを導入する際に重要なのは、機能が充実しているかどうかだけではありません。企業の採用体制や現場の運用状況に適しているかどうかを見極めることが、長期的に活用できるかどうかの分かれ道になります。ここでは、導入を検討する際に意識したい3つの視点を紹介します。

運用負荷の軽減が図れるか

採用業務は人事部門だけでなく、現場の責任者や面接担当者にも関わる工程です。そのため、操作方法が複雑であったり、マニュアルなしでは扱いにくい設計であったりすると、現場への定着が進まず形骸化してしまう恐れがあります。

使いやすさは、ATSを選ぶ上で非常に大きな要素です。画面設計が直感的であること、スマートフォンやタブレットでも操作可能であること、項目名やボタンの配置に違和感がないことなど、日常的に使用するユーザーの視点で確認することが求められます。

とくに採用業務に慣れていないメンバーが利用するケースでは、シンプルなUIとナビゲーションが用意されているかどうかが、運用の負担軽減に直結します。

複数拠点での同時利用が可能か

多店舗展開をしている企業では、各拠点の採用担当者がそれぞれの応募者対応を担っている場合があります。このような場合、複数の拠点から同時にアクセスし、情報を共有できる体制が整っていることが重要です。

たとえば、本部が全体の採用進捗をリアルタイムで把握できる仕組みがあれば、フロー全体の最適化が可能になります。また、拠点ごとの進行状況を横断的に比較できるようになることで、対応スピードや辞退率などの差異に気づきやすくなります。

こうした多拠点利用においては、アクセス権限の設定や通知機能の柔軟さなど、細かい管理機能が備わっているかどうかもポイントです。誰が・どの範囲までアクセスできるのかが明確に設計されていることは、運用上のトラブルを防ぐうえでも欠かせません。

サポート体制が整っているか

システムを導入して終わりではなく、日々の運用中に生じる疑問や不具合に迅速に対応できる体制があるかどうかも見逃せない要素です。トラブルや不明点が発生した際に、問い合わせ先が不明瞭だったり、回答までに時間がかかるようでは、業務に支障をきたすことになります。

日本国内で提供されているATSの中には、専任担当者による初期設定サポートや、チャット・電話での運用相談が可能なものも存在します。導入後のトレーニングやマニュアル提供などがしっかり用意されていることも、安心して運用を続けるためには欠かせない要素です。

サポートの質は、表面的には比較しづらい部分ですが、実際の運用においてストレスの少ない体験を得られるかどうかに大きく影響します。導入前にデモや説明会を通じて、どのような支援が受けられるのかを具体的に確認しておくとよいでしょう。

導入ステップと運用定着のコツ

ATSを導入する際は、単にシステムを契約すれば完了というわけではありません。導入後にスムーズに活用され、現場での運用が定着するためには、段階的な準備と社内調整が必要です。ここでは、導入ステップと運用定着のための実践的なポイントを紹介します。

社内調整から始める導入ステップ

ATS導入を検討する際は、まず自社の採用業務における課題を洗い出すことから始める必要があります。どの工程に時間がかかっているのか、どの部分でミスや属人化が発生しているのかを明確にすることで、必要な機能や要件が見えてきます。

次に行うべきは、関係者との情報共有です。採用業務に関わるメンバーだけでなく、現場で面接対応をする担当者や、経営層への報告を行う立場の人も含めて、導入目的と運用方針を共有しておくことで、全体の理解度を高めやすくなります。

その上で、導入するATSの選定に入ります。いきなり本番環境を導入するのではなく、可能であればトライアル期間を活用して操作感を確認し、実際の業務フローに落とし込めるかどうかを検証する工程が効果的です。この期間中に、現場からのフィードバックを集めておくことで、本格導入後の運用トラブルを未然に防ぐことにもつながります。

スムーズに運用定着させるポイント

導入後の最初の壁となるのが、「使われないこと」です。現場での活用が定着しない原因は、操作が難しいことだけではなく、「何のために使うのかが伝わっていない」「自分ごととして感じられていない」ことにあります。

そのため、社内マニュアルや操作ガイドを整備し、いつでも確認できる環境を用意することが重要です。マニュアルといっても詳細な手順書にする必要はなく、実際の画面をキャプチャし、目的ごとに簡潔にまとめる形式で十分です。誰が見てもすぐに理解できることが、運用定着の鍵になります。

さらに、選考に関わるメンバーに対しては操作研修やデモの実施も有効です。とくに初めてATSを利用する担当者に対しては、実際の業務に沿ったシナリオで操作を体験してもらうことで、不安を軽減しやすくなります。

また、FAQや社内チャットを活用して、疑問が生じたときにすぐ解消できる体制を整えておくこともポイントです。現場からの声に即時に対応できる体制があることで、安心感が生まれ、システム活用の促進につながります。

まとめ：ATSを正しく選び、活用することが新卒採用成功の鍵

新卒採用において、ATSは業務の効率化だけでなく、候補者との関係性構築にも大きく貢献します。しかし、導入しただけで成果につながるわけではありません。採用課題を整理したうえで、自社の運用に適したシステムを見極める必要があります。

選定に際しては、機能の充実度に加えて、誰が使うのか、どのような場面で使うのかという視点も欠かせません。とくに現場での定着を見据えた操作性の確認や、サポート体制の比較は慎重に行う必要があります。

また、採用活動はチームで進めるものであり、情報の共有や評価の一貫性が成果に直結します。そのためには、全体の採用フローが可視化できるATSを導入し、メンバー全員が目的を理解したうえで使いこなすことが求められます。

新卒採用の成功は、単なるシステム選びにとどまりません。人と人との接点をどうつくるか、その接点をどう活かすかという視点が重要です。ATSは、その実現を支えるための土台です。

採用戦略やツールの選定に迷ったときは、「採用の神様」で最新の採用トレンドや成功事例をチェックしてみてください。採用活動の精度を高めるヒントがきっと見つかります。