【飲食店向け】エクセルでアルバイトのシフト・勤怠を管理する方法｜無料で始める表の作り方と注意点

執筆：採用の神様 編集部（株式会社ファクト）

運営責任者：濱田 智之

最終更新：2026年10月6日

この記事の結論

• 飲食店のアルバイトのシフト表と出勤記録は、エクセルで無料で管理できます。スタッフが10〜15人ほどまでの店舗なら、エクセルで十分に回せます。
• 作るのは、「シフト表」「出勤記録」「シフト変更の記録」の3つのシートです。勤務時間と人件費は、数式を1行入れれば、自動で計算できます。
• エクセルが苦しくなるのは、人数が増えたとき、同時に編集したいとき、シフトの希望を集めるのに時間がかかるときです。そのときが、専用のツールを検討する目安です。

紙のシフト表は、書き直しのたびに手間がかかり、勤務時間の計算も、あとから電卓で行うことになります。エクセルを使えば、同じ表から、勤務時間と人件費まで計算できます。追加の費用は、かかりません。

この記事では、飲食店の店長に向けて、エクセルでアルバイトのシフトと出勤記録を管理する方法を、表の作り方と数式の例を交えて説明します。

エクセルを活用したアルバイト管理のメリット

• 費用がかからない。すでにパソコンに入っていれば、追加の費用なしで始められます。
• 店に合わせて、自由に作れる。ランチとディナー、ホールとキッチンなど、自店の区分に合わせた表が作れます。
• 計算が自動になる。勤務時間、出勤の人数、人件費を、数式で計算できます。
• 使える人が多い。特別な研修がなくても、入力と確認ができます。

一方で、エクセルは、決まった形がありません。作った人しか直せない表になったり、数式を誤って消してしまったりすることがあります。この記事では、あとから困らない作り方を、あわせて説明します。

基本的なシフト管理の設定方法

最初に、月ごとのシフト表を作ります。

シフト表の形

縦にスタッフの名前、横に日付を並べます。セルには、時間ではなく、勤務の区分を記号で入れると、見やすく、集計もしやすくなります。

記号の意味（昼＝11時〜15時、夜＝17時〜22時、通＝通し、休＝休み、など）は、表の横に書いておきます。

入力を、選ぶだけにする

セルに入れる記号は、「データの入力規則」の「リスト」を使って、選ぶだけにします。打ち間違いがなくなり、あとの集計が正しくなります。

1. 記号を入れる範囲を、選ぶ。
2. 「データ」タブの「データの入力規則」を開く。
3. 「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に「昼,夜,通,休」と入れる。

人数を、自動で数える

日ごとに、昼と夜に入る人数を数えます。たとえば、1日の列（B列）の3行目から20行目に記号が入っている場合、昼の人数は、次の数式で出せます。

=COUNTIF(B3:B20,"昼")+COUNTIF(B3:B20,"通")

必要な人数より少ない日に、色が付くようにしておくと、足りない日がひと目で分かります。「ホーム」タブの「条件付き書式」で、「指定の値より小さい」を選び、必要な人数を入れます。

シフトの希望を集める

希望の提出は、締め切りの日を決めて、同じ形で集めます。紙やメッセージで受け取った希望を、店長が表に写す方法が、一般的です。スタッフに直接入力してもらう場合は、あとで説明する「共有」の方法を使います。

出勤記録の管理と集計方法

シフト表は「予定」、出勤記録は「実際」です。給与の計算には、実際の記録を使います。シートを分けて、管理します。

出勤記録の形と、数式

エクセルは、時刻を「1日を1とする数」で扱います。そのため、退勤から出勤と休憩を引いたものに24を掛けると、時間の単位になります。E列の表示形式は、「標準」か「数値」にしてください。月の合計は、=SUM(E3:E33) で出せます。

人件費を、見える化する

スタッフごとの月の賃金の目安を合計すると、その月の人件費の目安になります。売上と並べると、人件費の割合が分かります。シフトを組む段階で、予定の時間から計算しておくと、組みすぎを防げます。

計算で、注意すること

• 深夜の割増。午後10時から午前5時までは、25％以上の割増が必要です。深夜の時間は、別の列に分けて計算します。
• 最低賃金。時給の欄は、最低賃金が変わるたびに見直します。金額は、【2026年10月改定】全国最低賃金一覧で確認できます。
• 記録のもとになるもの。出勤と退勤の時刻は、タイムカードなど、客観的な記録をもとにすることが原則とされています。エクセルは、その記録を集計する場所として使ってください。
• 保存する期間。出勤の記録や賃金の台帳は、法律で、一定の期間の保存が求められています。月ごとのファイルを、消さずに残してください。くわしい期間は、社会保険労務士や労働基準監督署に確認してください。

この表で出す金額は、目安です。実際の給与の計算は、割増や端数の扱いを含めて、給与計算の担当者や専門家の方法に合わせてください。

エクセルでのシフト変更の管理

シフトは、決めたあとに変わります。変更を口頭だけで済ませると、「言った・言わない」になります。

変更の記録を残す

シフト表とは別に、「変更の記録」のシートを作ります。

変更のルールを決める

• 変更の申し出は、いつまでに、誰に、どの方法で行うか。
• 代わりの人は、誰が探すか。
• 表を書き換えるのは、誰か（店長だけ、など）。

変更したセルに色を付けておくと、あとから見ても分かります。書き換える人を1人に決めておくと、表が食い違いません。

他の管理ツールと比較したエクセルの利便性

エクセルで足りる店舗、足りなくなる店舗

• エクセルで足りる：スタッフが10〜15人ほどまで。店舗が1つ。シフトを組む人が1人。
• 専用のツールを検討する：スタッフが20人を超える。店舗が複数ある。希望の回収と写す作業に、毎月数時間かかっている。計算の間違いが起きている。

人数は、目安です。「毎月、シフトづくりに何時間かかっているか」を測り、その時間が負担になってきたら、切り替えを考える時期です。

シフトと同じように、応募者の管理も、最初はエクセルの一覧で始められます。応募者の管理の方法は、飲食店のアルバイト募集を管理する4つの方法で説明しています。

エクセルを用いたデータの共有とバックアップ

共有の方法

• クラウドに置く。ファイルを、クラウドの保存先（OneDriveなど）に置くと、複数の人が同じファイルを開けます。スタッフには、見るだけの権限で共有します。
• 画像やPDFにして送る。確定したシフト表を、画像かPDFにして、スタッフの連絡の手段で送ります。もとのファイルを書き換えられる心配がありません。

シフト表には、スタッフの名前が入っています。時給や連絡先を載せたシートは、スタッフに共有するファイルと分けてください。

数式を、守る

数式の入ったセルは、「シートの保護」で、書き換えられないようにします。入力するセルだけを、編集できるようにしておくと、数式を誤って消すことがなくなります。

バックアップ

• 月ごとに、ファイルを分けて保存する（「2026年10月_シフト」など）。
• 確定したら、書き換えないファイルとして、別に残す。
• パソコンの中だけでなく、クラウドや外付けの保存先にも、置いておく。

よくある質問

エクセルが入っていない場合は、どうすればよいですか？

無料で使える表計算のサービスでも、同じ考え方で作れます。この記事の数式は、主な表計算のソフトで、そのまま使えます。

日をまたぐ勤務（夜から翌朝）は、どう計算しますか？

退勤の時刻が、出勤の時刻より小さくなるので、そのままでは計算が合いません。次の数式で、日をまたぐ場合にも対応できます。

=(C3-B3+(C3<B3)-D3)*24

スタッフに、直接入力してもらってもよいですか？

できますが、入力できる範囲を、希望を出す欄だけに限ってください。確定したシフト表は、店長だけが書き換える形にします。

エクセルの表で、給与をそのまま計算してよいですか？

目安として使うことはできます。実際の給与は、割増賃金や端数の扱いなどの決まりがあるため、給与計算のソフトや、専門家の方法で計算してください。

まとめと今後の展望

• シフト表、出勤記録、変更の記録の、3つのシートを作る。
• 記号は選ぶだけにし、人数・勤務時間・人件費は、数式で自動に計算する。
• 数式は保護し、月ごとにファイルを分けて、バックアップを取る。
• シフトづくりの時間が負担になってきたら、専用のツールを検討する。

エクセルは、費用をかけずに、今日から始められる方法です。まずは、来月のシフト表を1枚、作ってみてください。時給の決め方は、アルバイトの時給相場はいくら？最低賃金改定後の決め方で説明しています。