応募者対応だけを採用代行に任せることはできる

可能です。採用代行（RPO）は、採用活動の一部または複数の工程を外部に委託するサービスの総称です。採用計画や求人運用まで広く任せる形だけでなく、応募を受けた後の連絡や面接設定に範囲を絞って依頼できるサービスもあります。

たとえば、店舗の責任者が接客やシフト管理をしながら応募者にも連絡している場合、応募通知の確認や日程調整を別の担当に任せることで、現場の負担を分けられます。採用担当者が兼任で、応募が届く時間帯にすぐ対応できない企業にも、部分委託は検討しやすい選択肢です。

一方で、「応募者対応だけ」という言葉が指す範囲は会社ごとに違います。問い合わせる際は、まとめて「応募対応をお願いします」と伝えるだけでなく、どの工程を誰が担当するかを確認しましょう。

応募後の業務を分けると、委託範囲が決めやすい

応募者対応は、応募を受けてから面接に参加してもらうまでの複数の業務に分けられます。下表は一般的な役割分担の例です。実際に依頼できる内容はサービスや契約によって異なります。

この表は業務を整理するための一般例です。委託先がどこまで対応するか、応募者情報をどのように扱うか、判断を誰が行うかは、契約前にサービス提供会社へ確認してください。

外注しても、企業側に残る仕事がある

応募者対応を委託しても、採用に必要な情報や判断が自動的にそろうわけではありません。委託先が応募者へ正確に案内できるよう、企業側が募集条件や面接枠を更新し、判断が必要な質問に回答する体制を整えます。

募集条件と案内内容を最新に保つ

勤務地、給与、勤務時間、応募資格など、応募者に案内する情報を一つにまとめます。求人票と現場の条件が違っていると、連絡時に説明が食い違い、応募者の不安や辞退につながることがあります。条件を変更したときは、委託先へいつ・誰が共有するかも決めておきましょう。

面接枠を用意し、更新する

応募者と連絡が取れても、提示できる日時がなければ面接は決まりません。店舗や面接担当者が面接可能な日時を登録し、枠が埋まったときにすぐ更新できる手順を用意します。

判断が必要な問い合わせの窓口を決める

求人票にない条件の相談、職場の詳しい様子、例外的な勤務希望など、委託先だけでは答えられない質問もあります。社内の引き継ぎ先と回答期限を決めておくと、応募者を待たせにくくなります。

ATSと採用代行は役割が違う。併用するときは情報連携を確認

採用管理システム（ATS）は、応募者情報や選考状況を管理する仕組みです。採用代行は、応募者への連絡や日程調整など、人が行う業務を外部に委託するサービスです。ATSだけで応募情報を管理できても、応募者への電話や個別の日程調整を誰が行うかは別に決める必要があります。

両方を使う場合は、応募情報をどのように共有するか、ATSへの入力を誰が担当するか、同じ情報を二重に登録しないかを確認しましょう。既存の採用管理システムを活用したい場合は、連携方法や運用実績を提供会社に尋ねてください。

ATSで効率化できる業務や選び方は、アルバイト・パート採用に強いATSの選び方で解説しています。

応募者対応の部分委託が向いているケース

応募者対応だけの委託は、応募そのものはあるものの、応募後の連絡や面接設定に課題がある企業に向いています。

• 応募が届いても、初回連絡まで時間が空いてしまう
• 土日や営業時間外の応募を、次の営業日まで確認できない
• 採用担当者や店舗責任者が、通常業務と応募対応を兼任している
• 拠点ごとに応募者への連絡方法や引き継ぎ方が異なる
• 応募者への連絡や面接日程の調整にかかる社内工数を把握できていない

反対に、応募数そのものが足りない、求人条件が募集対象者の希望と合っていない、面接担当者や面接枠を用意できない場合は、応募者対応の外注だけでは解決しません。求人内容や採用条件、面接体制もあわせて見直してください。

費用は「応募数・対応時間・任せる業務」をそろえて確認する

応募受付代行の費用は、基本料金、応募数や対応件数に応じた料金、電話・SMSなどの実費、初期設定やオプション料金などで構成される場合があります。何が料金に含まれるかはサービスごとに異なるため、単価だけで安さを判断せず、自社の利用条件で月額総額を試算しましょう。

見積もりを依頼するときは、通常月と繁忙月の応募数、応募が来る曜日・時間帯、希望する連絡手段、委託したい業務を同じ条件で伝えます。初期費用、最低契約期間、通信費、重複応募の扱い、件数区分の計算方法も確認してください。

見積もりを比べるときは、月額料金だけでなく、費用の内訳と自社の応募数を使った総額を確認しましょう。

導入前に決めておきたい運用ルール

委託を始めてから「誰が返答するのか」「どの枠を案内してよいのか」と迷わないよう、次の項目を社内で決めておきます。

1. 募集条件：応募者へ案内する勤務地、給与、勤務時間、応募資格
2. 委託範囲：受付・初回連絡・条件確認・面接設定・リマインドのうち任せる工程
3. 面接枠：面接可能日時と、更新担当・更新頻度
4. 例外対応：求人票にない質問、クレーム、急な日程変更の引き継ぎ先
5. 連絡ルール：応募者へ連絡する名義、使う手段、再連絡の回数や終了条件
6. 情報管理：応募者情報の共有方法、閲覧権限、保管・削除の手順
7. 報告方法：応募数、接触状況、面接設定数など、確認する指標と報告頻度

最初から完璧な運用設計を用意する必要はありません。まず現状の応募数と対応の流れを整理し、委託先との打ち合わせで未確定の点を確認すれば、依頼範囲や見積もりを具体化できます。

採用の神様RPOに相談する前に確認したいこと

株式会社ファクトの「採用の神様RPO」は、公式ページで応募受付代行として案内されています。公開情報では、応募者対応から面接設定までを支援し、面接そのものは企業側で実施する旨が記載されています。また、対応時間は年末年始を除く365日11時〜20時と案内されています。個別の対応範囲や運用条件は、最新の提案内容で確認してください。

問い合わせ時には、月間応募数、応募が集中する曜日・時間、利用中の求人媒体やATS、外部に任せたい工程を伝えると、相談を進めやすくなります。まだ数字が分からない場合は、概算で構いません。

出典：株式会社ファクト「応募受付代行-採用の神様RPO」公式ページ（2026年10月27日確認）。提供内容・対応条件は変更される場合があります。契約前に最新情報をご確認ください。

まとめ｜任せる工程と社内に残す役割を決めてから相談する

応募者対応だけを採用代行に委託することは可能です。まず応募後の業務を工程ごとに分け、外部に任せたい仕事と、企業側で準備・判断する仕事を整理しましょう。

1. 応募から面接までの流れと、対応にかかっている時間を確認する
2. 委託したい工程、対応時間、必要な連絡手段を決める
3. 募集条件・面接枠・例外対応の社内担当を決める
4. 同じ応募数と業務範囲を伝えて見積もりを比べる

相談時点で数字や運用ルールがすべて整っていなくても問題ありません。現状の課題と希望を共有し、委託できる範囲や費用を確認するところから始められます。